中国乡村发展基金会项目管理制度

第一章 总则

第一条 为规范中国乡村发展基金会（以下称“基金会”）项目的管理， 依据《慈善法》、《基金会管理条例》、《慈善组织信息公开办法》、《慈善组织公开募捐管理办法》等国家相关法律法规及基金会章程，特制定本办法。

第二条  项目管理原则

1. 专业性原则

重视项目管理制度建设，强调项目实施与管理的科学、合理与程序规范：通过制定并不断完善项目操作手册规范等，使项目执行人员在项目操作中有章可循，并以合约方式与项目相关方建立合作关系，重要内容做好项目档案留存，并借助信息系统形成电子档案。

2. 参与性原则

注重相关方参与。激发受益人内生动力，提升目标人群的自立能力和自我发展能力，提高受益人和受益地区的直接参与度和满意度。

3. 公开性原则

依照公开透明的原则，确保项目做好立项、筹资、实施、反馈的信息公开工作。定期在民政部指定信息平台上做好项目披露，准确无误地向公众与捐赠方公示项目的执行情况。 

4. 有效性原则

注重项目目标的可实现。推动项目绩效管理，进行项目效果评估，提高项目管理效率，以此不断提高项目成效，以获得捐赠方、受助方双方的认可，并得到社会的良好反馈。

5. 风险防控原则

以严守政治红线、严防法律底线、严控舆论火线为基金会项目风险防控底线原则。

6.七大底线原则

不做违背及削弱公益使命的事； 

不做超出机构能力的事；

不做对受益人无实质性帮助的事；

不寻求与机构目标相悖的合作；

不发布有损利益相关者的信息；

不以非正当手段谋取机构及个人利益；

原则不妥协，底线不退让。

第三条 基金会设立的项目受法律保护，任何机构和个人不得私分、侵占、挪用项目资金。

第四条 项目管理的依据

1.基金会发展战略是项目管理的基本依据；

2.基金会阶段性发展计划依据基金会战略规划制定，并指导项目年度计划的制定。

3.全会项目年度计划为各项目管理提供直接依据。

4.项目的策划、实施与管理，应当保证基金会战略规划、长期计划和项目年度计划的实现，同时符合本《办法》第一章第一节的相关要求。

第五条 为规范项目管理，基金会项目按以下方式进行分类：

1.按类型分类：可分为直接援助型项目、综合发展型项目、社会倡导型项目。直接援助型项目，通过直接给予受益人资金、物资等援助方式，回应社会需求。综合发展型项目，通过给予受益人包括但不限于资金、物资、赋能、经营等多种援助方式，回应社会需求。社会倡导型项目，通过传播、倡导、动员等项目或活动开展实施，回应社会需求。

2.按地域分类：可分为国际项目与国内项目。

3. 按层级分类：可分为方向、领域、项目、子项目。

国内项目分为产业发展、人才发展、乡村建设、乡村社会事业和社会动员五个方向，国际项目分为国际化倡导、零饥饿、清洁饮水与卫生设施、体面工作与经济增长、消除贫困、优质教育六个SDGS。

在方向下设置领域，按领域分为乡村旅游、产业培育、农机社会化服务；基层干部培训、新农人培训、科技人才；基础设施、灾害响应、人居环境、文体发展；健康、教育、儿童、养老；组织培育、社会倡导等领域。

在领域下设置项目，本办法规定的项目是信息公开的基本单位；在项目下设置子项目，用以方便独立管理同一项目开展的多个细分的业务活动。本办法的适用主体包括项目和子项目。

4.按周期分类：可分为常态项目、阶段性项目。常态项目指没有明确结项期限的项目；阶段性项目指项目周期在3年以内的项目。

5.按运作模式分类：可分为运作（自执行）、资助（委托执行）、混合（混合执行）。

第二章 项目管理机构及其职责

第六条 理事会是基金会最高权力机构，在项目管理中的职责包括：

1.审议、批准机构项目战略规划及其调整的动议；

2.审议、批准《中国乡村发展基金会项目管理办法》；

3.审议、批准基金会年度工作计划。

第七条 秘书处是基金会项目管理的日常领导机构，在项目管理中的职责包括：

1.在理事会领导下，负责项目战略规划及其调整动议的前期准备，负责落实项目发展战略；

2.项目管理机构的组建，构建并完善基金会的项目管理体系；

3.审批项目的立项、实施、调整、中止、结项；

4.组织制订年度项目计划，检查年度项目计划执行情况；

5.组织基金会项目管理制度的制定，加强基金会项目管理的科学性、规范性。

6.安排、检查和指导各项目管理部门的工作；

7.分析、研究和解决项目管理中的重要问题。

第八条 秘书处通过常规会议（秘书长办公会、年度项目计划工作会议、年度项目总结会议、季度分析会）、专题会议等会议形式对项目进行管理。

第九条 项目部门是项目管理的执行部门，主要职责包括：

1.在秘书处的领导下，按照基金会发展战略，对本部门所属项目进行具体的策划、设计和规划；

2.负责拟订并不断完善本部门所属项目的项目实施方案或项目操作手册，对项目实施的全过程进行管理；

3.负责拟订和落实项目发展规划、年度工作计划；

4.按照基金会项目档案管理的相关要求录入本部门项目信息；

5.按照信息公开的相关规定公开本部门所属项目信息；

第十条  根据项目发展的需要，必要时可在项目区设立项目实施管理的独立操作机构（或独立法人机构）。

第十一条 在项目区执行项目可通过与项目省市县政府的相关部门（如农业农村局、教育局、卫生局等）或其他机构（如社会组织等）合作进行项目操作；基金会项目部门负责对其进行监督、检查、考评和验收。

第十二条  监测合规部在项目管理中行使以下主要职责：

1.负责拟订《项目管理办法》等制度，通过建立与完善项目监测、评估体系等手段不断提升项目管理、监测、评估水平。

2.参与项目前期准备工作，进行评估论证，减少项目风险。

3.对项目的运行情况进行监控并纠错，前瞻性地发现问题，并提出改进措施或建议。

4.根据项目监测情况及各职能部门的反馈对项目风险隐患进行梳理。

5.管理与督导项目档案的完整性和规范性。

6.调研捐赠人对项目和服务的满意度，通过捐赠人反馈及时发现问题，提升服务质量。

第十三条  基金会计划财务部、人力资源部、信息技术部、综合事务部、品牌传播部等职能部门分别对项目管理提供财务管理、人力资源、信息化建设、行政管理、品牌传播等方面的支持与管理工作。

第三章 项目立项与实施

第十四条  项目立项通常须经过以下管理流程：项目立项动议、项目动议审批、项目调研、项目设计、项目立项。

第十五条 项目立项动议可划分为内部动议和外部动议两种形式。内部动议，即由项目部门根据所属领域和发展方向提出；外部动议一般由捐赠方、合作方、受益人等向基金会相关项目部门提出需求建议，再由相关项目部门提出。

第十六条 项目动议审批由所属项目部门的分管秘书长负责做出是否同意进行项目论证和设计的决定，并在项目立项申请报告上签字。

第十七条  经过项目调研和项目设计环节，最终形成《项目实施方案》，主要内容包括：项目背景、项目可行性分析、项目设计与实施规划及项目逻辑框架图等。

第十八条  新项目立项，监测合规部与项目部门组织召开项目立项论证会。相关职能部门、筹款部门和秘书处领导参与《项目实施方案》的讨论、制定。

第十九条  基金会批准项目立项的权限在秘书处。批准项目立项的文件通常包括：项目立项申请报告、《项目实施方案》和秘书处办公会会议决议，线上审批流程需经秘书长审批后通过。

第二十条  按照《基金会创新发展基金管理办法》获得“创业发展基金”支持的项目视同通过了项目立项论证，但须完成秘书长办公会审批流程。

第二十一条  项目启动实施后，依据本办法第二章相关条款，对项目进行具体组织管理工作。

第二十二条  严格执行项目合约管理制度。在项目实施中凡涉及项目参与各方的责任、权利、利益关系的事务，须签订合约，以规范当事人的行为，并保障基金会和项目合作者、参与者的合法权益。

第二十三条  在《项目实施方案》的基础上，为进一步规范长期项目（常态项目）管理，需制定《项目操作手册》，对于无法制定统一的操作手册的领域综合项目，可以分别制定子项目的项目操作手册。项目操作手册完成制订，报分管秘书长审批通过后执行。对于短期项目和一次性项目，可不制订《项目操作手册》。

第二十四条  《项目操作手册》是项目执行和管理的规范性文件，内容通常应包括：项目背景、项目内容、项目对象管理、项目实施流程、项目组织管理及实施架构、项目资金使用及管理、捐赠参与与管理、项目风险控制、档案管理和项目案例等内容。

第二十五条   项目在实施过程中根据政策、受益人需求等因素适时调整项目，一般调整由分管秘书长审批，项目名称调整、资助内容或标准调整、项目执行部门调整、项目披露责任部门调整报秘书长办公会审批。《项目操作手册》根据项目调整进行必要的更新，报分管秘书长审批通过后执行。

第二十六条  项目部门在项目实施前及实施过程中，须对项目实施环节相关人员，以及项目援助对象等不定期进行以《项目操作手册》等内容为主的培训或沟通，以提高受益地区配合项目实施人员的规范性和执行效率，增加项目援助对象参与项目活动的积极性、主动性。

第二十七条  项目部门应积极做好项目的组织协调工作以及项目区或合作伙伴的筛选工作：

1.为适当集中项目实施区域，规避执行风险，项目部门参照监测部门每年发布的《中国乡村发展基金会项目执行机构等级评定结果汇总表》选择项目区及合作执行机构。

2.协调落实参与项目实施的项目区或合作伙伴履行项目合约或有关协议规定的责任和义务。

第二十八条 凡涉及委托执行的项目需依据相关项目管理制度，具体细则参照《中国乡村发展基金会合作项目管理指南》和《中国乡村发展基金会社会组织项目合作管理指南》。

第二十九条  项目部门须做好项目年度和阶段性总结。

第四章 项目风险管控

第三十条 基金会项目建立“三查九险”风险管控机制。“三查”指的是项目部门常态自查、职能部门月度排查和监测部门专项检查。“九险”指的是项目风险、法务风险、财务风险、采购风险、人力风险、安全风险、筹款风险、道德风险和舆论风险。

第三十一条  项目部门常态自查是各业务部门内部对负责执行的项目进行常态自查检查。项目自查要及时梳理项目流程，列示项目管理风险点，并制定相应的风控措施。

第三十二条  职能部门月度排查是由监测合规部牵头，计划财务部、人力资源部、信息技术部、品牌传播部、综合事务部等职能部门提供专业支持，针对全会各项目可能产生的风险隐患进行提示性监测工作，监测合规部汇总形成月度风控简报，发送给理事长、副理事长、秘书处成员、各部门负责人及信息专员。

第三十三条 监测部门专项检查分为常态监测和重点监测。按照秘书长的要求及不同的项目条件，确定监测频次，组建监测团队，制定监测计划，采用适宜的监测方式，确定监测内容与专项检查指标，监测后形成监测报告。

第三十四条 项目专项监测结果向秘书长报告。监测合规部有责任对发现的问题以及领导批示意见进行追踪管理。

第五章 项目评估

第三十五条 项目阶段性评估：对于长期项目，根据具体情况，应在项目实施过程中进行阶段性评估，旨在总结前一阶段项目执行的运行状况，并对下一阶段项目的实施提出意见和建议，为项目的优化调整提供依据。

第三十六条 阶段性评估的主要内容包括项目的执行进度、实施质量、财务状况、目标实现状况、管理及执行机构表现等。

第三十七条 一般情况下，阶段性评估由项目部门负责组织执行。重大项目可聘请有关专家或委托外部执行机构。

第三十八条 项目终期评估：项目终期评估是在捐赠人要求或者一定规模以上的项目结束时开展的，是对项目的设计、实施和管理等进行全过程的回顾与总结，旨在全面评价项目的执行情况和实施效果。

第三十九条 项目终期评估的内容：

1.对项目目标、操作管理模式、执行和管理机构、项目实施质量、项目的效果等进行评估。

2.对项目效益尤其是社会效益进行评估。

第四十条  项目终期评估由项目部门牵头，可与监测合规部、计划财务部等职能部门组成评估小组，也可委托外部评估机构或专家。

第六章 项目中止和结项

第四十一条  因国家政策、捐赠市场和项目受益人需求变化及出现不可抗力等原因，造成无法继续推进项目时，须中止该项目。

第四十二条 项目是否中止以及项目的中止方案须由秘书长办公会议审批。

第四十三条  项目中止涉及的人员调整、资金决算等，由项目部门与相关职能部门负责。

第四十四条  项目部门须做好中止项目的善后管理工作。项目中止方案、做出中止项目决策的相关会议文件必须作为项目档案保存。

第四十五条  项目实施后，项目目标已完全实现，该类问题已得到根本缓解，且项目无新增捐款，资金拨付完毕时,项目进入结项阶段，并形成《项目结项报告》，主要内容包括：

1.项目总结：项目设立的原因及背景、项目目标及内容、项目资金的收入和支出、受益人数（立项到结项总数）、项目开展的活动与目标实现程度、项目遗留问题与解决办法；

2.项目结项的判断条件与依据；

3.项目结项的执行：项目结项清单；

4.项目后续安排包含：剩余资金处理、合作伙伴维护与反馈、结项公示、项目团队成员安置、结项通过审批后的项目状态更新和人员权限变更等；

5.结项其他风险的规避；

6.经验总结。

第四十六条  项目结项，需经秘书长办公会审批。子项目正常结项时，不需要经秘书长办公会审批，子项目异常结项时，需经秘书长办公会审批。审批通过后，项目及子项目均需完成OA项目结项审批流程。

第七章 项目财务管理

第四十七条  基金会的项目财务管理工作由计划财务部归口管理，具体负责各项目的财务管理工作，为项目提供财务支持服务与监督，防范项目财务风险。

第四十八条  按照“专项核算、专款专用”的原则，充分利用信息系统，按捐赠资金用途及筹款部门归集捐赠资金收入，按项目及执行部门设专帐核算项目资金收入、支出及结余，确保项目财务数据真实、准确，入账及时，财务档案健全有效，项目资金专款专用、不被截留或挪用。

第四十九条  加强对项目资金的管理，及时建立、健全内控制度，各类资金应本着勤俭节约，高效使用的原则，按项目进度分次拨款，确保资金支出合理、合规、合法性，财务数据的真实、准确、完整，以及项目财务档案健全有效。

第五十条  按照有关部门和捐赠人要求对项目进行专项审计。

第八章 项目档案管理

第五十一条 项目档案是项目管理的重要组成部分，由项目实施部门负责整理和提交归档，由业务部门和相关职能部门按职责进行管理、保存。

第五十二条 项目档案内容

项目档案分为项目基础档案、计划与总结、项目区档案、受益人档案、财务档案、合同档案、监督档案、传播档案和捐赠档案等九类档案。其中项目基础档案包括立项文件、调整文件、结项文件和其他文件（项目简介、项目逻辑框架图、项目操作手册）等。

第五十三条   项目档案分为纸质版和电子版，相关部门应妥善保管项目资料，及时归档。纸质档案由归口负责的职能部门保留原件、业务部门保留复印件。电子版档案分别存放在NC、OA以及钉钉系统上，所有审批流程相关的核心档案均需留存电子版，纸质版的扫描件须是签字或者盖章的最终版本。

第五十四条  监测合规部将对项目调研、立项、实施、年度总结、计划、评估、审计、结项报告等全流程的档案管理过程实施项目常规管理监测。

第九章 信息公开

第五十五条 按照《慈善法》信息公开的规定，以及基金会的《信息公开管理办法》相关规定，在指定平台及官方平台及时向公众披露机构及项目信息。

第五十六条  根据信息公开要求，财务部门负责提供项目季度公开的财务数据，平台部门负责提供网络各平台筹款数据，业务部门负责核对项目、筹款活动披露数据以及提交项目、活动进展信息，监测合规部负责公开募捐活动备案的审核及上传慈善中国平台，品牌部门负责监管官网项目执行情况信息公开。

第五十七条  根据在慈善中国平台上进行披露的内容，监测合规部牵头负责制定活动立项、活动补正、活动披露、活动结项；项目立项、项目补正、项目披露、项目结项审签流程。

第十章  附则

第五十八条   本制度于2015年制定，于2024年修订，经第九届理事会第四次会议审议通过后正式执行。